Protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 17 juillet 2026

Destal Podiatrie accorde la plus haute importance à la protection de vos renseignements personnels. La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons vos renseignements, et précise les droits que la loi vous accorde à leur égard.

Cette politique s’inscrit dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (CQLR c P-39.1) telle que modernisée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (SQ 2021, c 25, communément appelée « Loi 25 »).

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à l’article 3.1 de la Loi 25, Destal Podiatrie a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Vous pouvez communiquer avec cette personne pour toute question relative à la présente politique, pour exercer vos droits ou pour signaler une préoccupation.

Nom : Olivier Parent
Titre : Podiatre et propriétaire
Courriel : olivier.parent@destalpodiatrie.com
Téléphone : 418 877-9997
Adresse postale : 1620, avenue Jules-Verne, bureau 401, Québec (Québec) G2G 2R1

2. Renseignements personnels que nous collectons

Dans le cadre de la prestation des soins podiatriques et de l’exploitation de la clinique, nous collectons les catégories de renseignements suivantes :

2.1 Renseignements d’identification et de communication

Nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro d’assurance maladie du Québec (NAM), adresse résidentielle, numéro de téléphone, adresse courriel, nom et coordonnées d’un contact d’urgence, langue de communication préférée.

2.2 Renseignements de santé

Antécédents médicaux et chirurgicaux, médication actuelle, allergies, motif de consultation, observations et examens cliniques, diagnostics, plans de traitement, notes évolutives, prescriptions, photographies cliniques lorsque pertinent, résultats d’examens d’imagerie ou de laboratoire reçus de tiers professionnels.

2.3 Renseignements de facturation

Informations relatives à votre assureur privé (nom de l’assureur, numéro de contrat, numéro de certificat), modes de paiement utilisés (à l’exclusion des numéros complets de cartes de crédit, qui ne sont jamais conservés), historique de facturation.

2.4 Renseignements collectés via le site web

Lorsque vous utilisez notre site web ou notre portail patient (Pomelo HUB), nous pouvons recueillir des renseignements techniques tels que votre adresse IP, le type d’appareil et de navigateur utilisés, ainsi que les renseignements que vous nous transmettez volontairement par les formulaires. Les formulaires du site peuvent notamment recueillir vos prénom et nom, code postal, adresse courriel et numéro de téléphone. Le site peut également utiliser des témoins (cookies) et des outils de mesure de statistiques d’utilisation; vous pouvez gérer les témoins dans les paramètres de votre navigateur.

3. Pourquoi nous collectons ces renseignements

Vos renseignements personnels sont collectés exclusivement pour les fins suivantes :

• Prestation des soins : évaluer votre condition podiatrique, établir un plan de traitement, dispenser les soins, assurer le suivi clinique et la continuité avec d’autres professionnels de la santé impliqués dans votre dossier.
• Tenue du dossier patient : constituer et maintenir un dossier médical conforme aux exigences déontologiques de l’Ordre des podiatres du Québec et à la réglementation applicable.
• Communication avec vous : vous joindre concernant vos rendez-vous (confirmation, rappels, annulations), le suivi de vos soins, la gestion administrative de votre dossier et les communications optionnelles auxquelles vous avez consenti.
• Facturation : produire les factures et reçus, traiter les paiements, transmettre les réclamations aux assureurs lorsque applicable.
• Obligations légales : respecter nos obligations en vertu des lois et règlements applicables à la pratique de la podiatrie, y compris en cas de demande d’accès au dossier formulée par une autorité compétente.
• Amélioration des services : analyser, sous forme dépersonnalisée ou anonymisée, l’utilisation de nos services afin d’en améliorer la qualité.

4. Consentement

La collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels reposent sur votre consentement, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.

Vous exprimez ce consentement principalement par la signature du Formulaire de consentement remis lors de votre première visite. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en communiquant avec le RPRP, sous réserve des renseignements que nous sommes légalement tenus de conserver (notamment votre dossier patient pour la durée prescrite).

Lorsqu’un consentement spécifique est requis pour une utilisation ou une communication non décrite dans la présente politique, nous le demanderons distinctement et de manière manifeste.

5. Tiers et fournisseurs ayant accès à vos renseignements

Pour fournir nos services, Destal Podiatrie fait appel à des fournisseurs et partenaires qui peuvent traiter ou héberger vos renseignements personnels. Chacun est lié à nous par une entente écrite assurant un niveau de protection équivalent aux exigences de la loi québécoise.

Fournisseur	Rôle / finalité	Renseignements concernés	Hébergement
Medesync (TELUS Santé)	Dossier médical électronique (DMÉ) — hébergement et gestion du dossier patient, ordonnances, examens.	Identification, coordonnées, ensemble du dossier clinique.	Québec — centre de niveau 3 conforme aux normes du MSSS.
Pomelo HUB (TELUS Santé)	Prise de rendez-vous en ligne, rappels SMS / courriel, enregistrement sans contact, formulaires de pré-consultation, communications avec les patients.	Identification, coordonnées, motif de consultation, formulaires complétés.	Québec — centre de niveau 3 conforme aux normes du MSSS
Laboratoires d’orthèses	Fabrication d’orthèses plantaires sur mesure prescrites par le podiatre.	Prescription, mesures, empreintes, identification minimale.	Québec, Canada
Autres professionnels de la santé	Médecin de famille, spécialistes, physiothérapeute, infirmier·ère ou autres professionnels impliqués dans vos soins, sur référence ou avec votre consentement.	Informations cliniques pertinentes à la continuité des soins.	Canada
Cake Communication (Sherbrooke, Québec)	Conception, exploitation et hébergement du site web de la clinique.	Renseignements transmis via les formulaires du site; données techniques de navigation.	Québec — serveurs de l’hébergeur LeaseWeb situés à Montréal.
Microsoft 365 (Microsoft)	Courriel professionnel, calendrier, suite bureautique et stockage infonuagique sécurisé (licences Business Premium avec sécurité avancée).	Communications par courriel pouvant contenir des renseignements personnels; documents administratifs.	Canada — centres de données canadiens de Microsoft.
Inovatel (INOVATEL communications inc., Québec)	Téléphonie IP de la clinique : appels, messagerie vocale et télécopie numérique.	Communications téléphoniques et messages vocaux pouvant contenir des renseignements personnels; télécopies.	Canada — transit des appels IP garanti par des serveurs canadiens (option contractuelle retenue).
Bell (Bell Canada)	Fournisseur d’accès Internet de la clinique (connectivité réseau).	Données transitant par le réseau (chiffrées lorsque applicable); aucun accès aux dossiers cliniques.	Canada — transit réseau seulement; aucun hébergement de renseignements cliniques.
Interconnexions LD (Trois-Rivières / Québec)	Soutien informatique, gestion du réseau et de la sécurité des systèmes de la clinique (accès ponctuel possible lors d’interventions techniques, sous entente de confidentialité).	Données techniques; pas d’accès direct au dossier clinique.	Québec

Transferts hors Québec : Lorsqu’un fournisseur traite vos renseignements à l’extérieur du Québec, nous réalisons préalablement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et concluons une entente écrite encadrant les mesures de protection. Vous pouvez nous demander de l’information additionnelle sur ces ententes en contactant le RPRP.

6. Durée de conservation

Votre dossier patient est conservé pour une durée minimale de 5 ans à compter de la date de la dernière inscription, conformément au Règlement sur les dossiers, les cabinets et les autres effets professionnels d’un podiatre et aux normes de l’Ordre des podiatres du Québec.

Les renseignements de facturation sont conservés selon les exigences fiscales applicables (généralement 6 ans). Les renseignements collectés via notre site web ou notre portail patient sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la finalité poursuivie.

À l’expiration des délais applicables, vos renseignements sont détruits de manière sécuritaire (déchiquetage pour les supports physiques, suppression sécurisée pour les supports numériques) ou anonymisés selon les normes en vigueur.

7. Sécurité de vos renseignements

Nous mettons en oeuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et technologiques raisonnables et appropriées au regard de la sensibilité des renseignements traités :

• Hébergement du dossier patient dans un centre de données certifié, conforme aux normes du Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS);
• Chiffrement des communications entre les postes de travail et les systèmes hébergés;
• Téléphonie IP dont le transit des appels est garanti par des serveurs situés au Canada;
• Site web hébergé au Québec (serveurs à Montréal), protégé notamment par chiffrement SSL, pare-feu et surveillance du réseau;
• Contrôle des accès individuel avec authentification, journalisation des consultations et révision périodique des droits d’accès;
• Sauvegardes régulières et redondantes;
• Formation continue de l’équipe sur la protection des renseignements personnels et les bonnes pratiques de sécurité;
• Mesures de sécurité physique dans nos locaux (verrouillage, surveillance, contrôle d’accès aux dossiers papier le cas échéant);
• Politique interne d’incident de sécurité conforme aux exigences de la Loi 25, incluant la notification à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées en cas d’incident présentant un risque sérieux.

8. Vos droits

La Loi 25 et la Loi sur le secteur privé vous confèrent les droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels :

• Droit d’accès : vous pouvez demander à consulter ou à obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de tout renseignement inexact, incomplet, équivoque ou non nécessaire à la finalité.
• Droit au retrait du consentement : vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales (notamment la conservation du dossier patient).
• Droit à la portabilité : vous pouvez obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, et nous demander de les transmettre à un autre professionnel ou organisme.
• Droit à la cessation de diffusion ou à la désindexation : vous pouvez, dans les conditions prévues par la loi, demander la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel ou la désindexation des liens y donnant accès.
• Droit d’être informé d’une décision automatisée : lorsqu’une décision vous concernant est prise exclusivement sur la base d’un traitement automatisé, vous avez le droit d’en être informé et de présenter vos observations.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, communiquez avec le RPRP (coordonnées à la section 1). Une réponse motivée vous sera fournie dans un délai maximal de 30 jours. L’exercice de ces droits est gratuit, sous réserve d’éventuels frais raisonnables liés à la transcription, à la reproduction ou à la transmission de renseignements, dont vous serez informé à l’avance.

9. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité conformément à la loi. En cas d’incident présentant un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous vous en aviserons promptement ainsi que la Commission d’accès à l’information du Québec, et prendrons les mesures raisonnables pour limiter le préjudice et éviter qu’un tel incident ne se reproduise.

10. Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre pour refléter les évolutions de nos pratiques, de nos outils ou des exigences légales. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut du document. Toute modification substantielle vous sera signalée par un moyen approprié (avis sur le site web, à l’accueil de la clinique ou communication directe selon le cas).

11. Recours et plaintes

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez d’abord soumettre votre préoccupation au RPRP qui s’engage à examiner votre demande avec diligence. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec :

Commission d’accès à l’information du Québec (CAI)
Téléphone : 418 528-7741 ou 1 888 528-7741 (sans frais)
Courriel : cai.communications@cai.gouv.qc.ca
Site web : cai.gouv.qc.ca